O cenário corporativo é desafiador quando se trata de administrar despesas. Os custos invisíveis em tecnologia, como impressão, estão entre os que mais surpreendem gestores. Por isso, a locação de impressoras tem ganhado espaço como alternativa segura para redução de gastos e garantia de suporte técnico. Uma escolha que vai além da economia direta: representa uma nova maneira de lidar com ativos e serviços de TI.
Como o aluguel de impressoras reduz custos?
Reduzir custos é uma busca permanente, principalmente para empresas que precisam imprimir constantemente. O gasto não está apenas em cartuchos ou toners: manutenção, reposição de peças, paradas e obsolescência pesam no orçamento.
Estudos citados no Sistema de Registro de Preços do Governo da Bahia estimam redução de até 60% nos custos globais ao trocar a compra por modelos de outsourcing. Isso significa menos dinheiro parado em estoque, contratos mais claros e pagamento apenas pelo que é realmente consumido.
O controle passa para as mãos da empresa: ela sabe exatamente quanto gasta por página, evita estoques desnecessários e recebe suporte sem sustos no orçamento.
Como funciona o processo de locação?
Contratar o serviço de locação é mais simples do que parece – e começa sempre com uma análise detalhada do ambiente do cliente. Empresas como a World Printer, por exemplo, realizam um levantamento das necessidades: quantidade de impressões, tipos de documentos, ritmo de uso e possibilidades de digitalização. Essa análise evita desperdícios e garante que o tipo certo de equipamento – multifuncional, impressora laser, térmica ou fiscal – seja oferecido para cada perfil.
- Primeiro, um estudo do ambiente identifica gargalos e oportunidades de economia.
- Depois, é feita a instalação dos equipamentos, treinamento dos usuários e integração com rede e sistemas.
- O acompanhamento costuma ser remoto, monitorando o funcionamento e suprimentos em tempo real.
- Chamados de manutenção e reposição de toners ou peças são gerenciados pelo fornecedor, sem burocracia.
Gestão simplificada, sem pegar filas ou depender de orçamentos imprevistos.
Esse modo de atuação foi recomendado também no Guia de Boas Práticas para a Contratação do Serviço de Outsourcing de Impressão do Governo Federal, que sugere contratos por franquia mensal de páginas com excedentes ajustados conforme o uso real. Empresas conseguem, assim, personalizar o volume, aumentar ou reduzir equipamentos e adaptar seus contratos conforme os ciclos de negócio.
Contratos flexíveis e gestão proativa
Em contratos flexíveis, a empresa pode substituir impressoras antigas por modelos mais modernos, ajustar quantidades ou até incluir novos tipos de equipamentos conforme sua demanda cresce ou muda. A Prefeitura de Ponte Alta adotou essa dinâmica, optando por locação em sistema de comodato, com pagamentos mensais ligados à quantidade de páginas segundo publicação oficial. Isso elimina despesas inesperadas e dá clareza sobre o custo operacional.
A atualização do parque de impressoras é feita conforme as novas tecnologias chegam, sem custo extra para o cliente.
A gestão proativa inclui monitoramento remoto, alertas automáticos para manutenção, controle dos estoques de insumos e até painéis online para acompanhamento do uso.
Benefícios para empresas de todos os tamanhos
Empresas de pequeno, médio e grande porte podem se beneficiar de formas ligeiramente diferentes, mas todas ganham previsibilidade. Pequenas evitam investir valores altos em equipamentos próprios. Médias conseguem dimensionar melhor o parque de impressoras conforme crescem. Grandes corporações podem centralizar gestão e ganhar em escala.
- Redução de investimento inicial.
- Sem preocupação com depreciação ou revenda de equipamentos antigos.
- Inclusão de manutenção preventiva e reposição de peças.
- Gestão centralizada e remota das impressoras por setor e unidade.
- Facilidade na implementação de políticas de impressão segura e digitalização.
O Ministério da Educação, por exemplo, reduziu o número de impressoras em seu parque em mais de 80% ao adotar parques compartilhados com equipamentos adequados ao volume real necessário (veja o resultado aqui). Já o modelo das “ilhas de impressão” do IFRN mostrou ganhos em setores estratégicos e economia com insumos.
Menos impressoras, mais eficiência e menos desperdício.
Suporte técnico e reposição de suprimentos
Um dos maiores atrativos do outsourcing de impressão é o suporte técnico imediato e a reposição automática de insumos.
Se algo falha, o chamado é aberto e solucionado por técnicos capacitados do fornecedor. Não há despesas-surpresa com mão-de-obra ou peças. Isso tudo oferece não só economia, mas tranquilidade operacional. Empresas ficam livres para focar em atividades principais, sem paradas inesperadas por falta de toner ou equipamento quebrado.
Digitalização, gestão remota e contratos adaptáveis
As soluções incluem, cada vez mais, digitalização e integração. Contratos podem prever scanners integrados à multifuncional, digitalização segura na nuvem, autenticação e controle pelo celular. Monitoramento remoto permite acompanhamento do consumo em tempo real, facilitando auditorias e reduzindo desperdícios.
A flexibilidade se adapta a diferentes segmentos. No ambiente industrial, impressoras térmicas e fiscais cobrem a necessidade por etiquetas e comprovantes fiscais. Nos escritórios, multifuncionais e dispositivos móveis aumentam a agilidade. Contratos podem ser ajustados conforme o cenário de cada área, seja ela jurídica, de saúde ou de engenharia.
Como escolher um fornecedor de confiança?
Antes de fechar contrato, é preciso avaliar alguns pontos-chave:
- Experiência comprovada no segmento, com histórico de atendimento a diferentes portes e segmentos.
- Transparência nas cláusulas contratuais e na composição dos custos.
- Amplitude nos serviços prestados: manutenção, fornecimento de suprimentos, treinamento, monitoramento.
- Referências e casos de sucesso, que mostrem capacidade de entregar o que prometem.
- Capacidade de customizar o contrato: o fornecedor precisa se adaptar ao cliente e não o contrário.
A World Printer, por exemplo, oferece contratos flexíveis, atualização de equipamentos e gestão completa, permitindo que empresas concentrem esforços em crescer, e não em lidar com imprevistos técnicos ou gastos invisíveis.
Conclusão
Alugar impressoras é uma escolha inteligente para quem quer controlar gastos, evitar surpresas desagradáveis e ter o suporte sempre à disposição. Reduz investimento, traz transparência, permite implementar novas tecnologias e personalizar contratos de acordo com a realidade da empresa. Seja para um escritório ou uma indústria, esse modelo permite focar no que realmente importa: o crescimento do negócio.
Se a proposta da World Printer faz sentido para a sua empresa, conheça mais sobre as soluções oferecidas. Solicite um orçamento e descubra como revolucionar seu ambiente de impressão com atendimento próximo, parque atualizado e custos sob controle.
Perguntas frequentes sobre locação de impressoras
O que é locação de impressoras?
É um serviço onde a empresa contrata impressoras, multifuncionais ou outros equipamentos de impressão, pagando por mês e recebendo suporte total, manutenção e reposição de insumos sem precisar comprar o equipamento.
Como economizar com aluguel de impressora?
O aluguel evita investir alto na compra, permite pagar apenas pelo uso real, elimina gastos com manutenção inesperada, previne desperdício de insumos e ainda oferece modernização periódica dos equipamentos.
Vale a pena alugar impressora para empresas?
Para empresas que buscam reduzir despesas, evitar paradas e ter suporte rápido, alugar é uma solução prática e segura, além de entregar previsibilidade financeira e equipamentos sempre atualizados.
Quais são os benefícios da locação de impressoras?
Entre os principais benefícios estão economia direta, ausência de custos inesperados, assistência técnica inclusa, atualização constante do parque e gestão simplificada do ambiente de impressão.
Onde encontrar serviço confiável de locação?
Fornecedores experientes como a World Printer oferecem contratos flexíveis, atendimento personalizado e histórico de satisfação de clientes. Avaliar transparência, suporte técnico, abrangência dos equipamentos e capacidade de adaptação faz a diferença na escolha.
